Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, thông tin trở thành một tài sản quý giá, đóng vai trò thiết yếu trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đi kèm với sự phát triển của công nghệ là nguy cơ mất mát, rò rỉ, hoặc bị khai thác trái phép thông tin. Vì vậy, việc đảm bảo an toàn thông tin trong công tác lưu trữ hồ sơ là một nhiệm vụ cấp thiết, đòi hỏi sự nhận thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân, đơn vị.

1. Tầm quan trọng của an toàn thông tin trong lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin mật, thông tin cá nhân, dữ liệu nội bộ và các văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức. Nếu không được bảo quản đúng cách hoặc bị truy cập trái phép, hậu quả có thể rất nghiêm trọng, gây ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động, và thậm chí là pháp lý của đơn vị.

An toàn thông tin trong lưu trữ không chỉ đơn thuần là việc khóa tủ hồ sơ hay đặt mật khẩu cho máy tính, mà còn là một hệ thống các biện pháp kỹ thuật, hành chính và ý thức chủ động của con người.

2. Những rủi ro phổ biến

• Mất mát hồ sơ do thiếu biện pháp bảo quản khoa học: Ẩm mốc, cháy nổ, hư hại do côn trùng…

• Rò rỉ thông tin do chia sẻ sai đối tượng hoặc lưu trữ không an toàn: Đặc biệt khi sử dụng các thiết bị lưu trữ di động, thư điện tử hoặc nền tảng số.

• Tấn công mạng: Hồ sơ lưu trữ điện tử có thể bị hacker xâm nhập nếu hệ thống bảo mật không được cập nhật thường xuyên.

3. Các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin

Để đảm bảo an toàn thông tin trong công tác lưu trữ hồ sơ, mỗi cán bộ, nhân viên cần thực hiện nghiêm túc các biện pháp sau:

• Tuân thủ quy định về phân loại, lưu trữ và bảo mật hồ sơ theo cấp độ.

• Sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng, có chức năng kiểm soát truy cập và sao lưu định kỳ.

• Thường xuyên cập nhật phần mềm diệt virus và hệ thống bảo mật trên máy tính lưu trữ hồ sơ.

• Không chia sẻ hồ sơ, dữ liệu cho người không có thẩm quyền.

• Thực hiện tiêu hủy hồ sơ đúng quy trình đối với những tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

• Tăng cường công tác tuyên truyền, tập huấn cho cán bộ, nhân viên về nhận thức và kỹ năng bảo mật thông tin.

4. Mỗi người là một “lá chắn” bảo vệ thông tin

An toàn thông tin không chỉ là trách nhiệm của bộ phận công nghệ thông tin hay phòng lưu trữ, mà là trách nhiệm của tất cả mọi người trong cơ quan, tổ chức. Chỉ cần một sơ suất nhỏ trong việc xử lý hồ sơ, thông tin cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, việc nâng cao ý thức, tuân thủ quy định và chủ động bảo vệ dữ liệu là điều hết sức cần thiết.